Tipp des Tages: Excel-Dateien in Publisher 2003 übernehmen

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Eric-Cartman

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Sie möchten zum Beispiel ein Programmheft für Ihren Sportverein oder eine Mitarbeiterbroschüre Ihrer Firma mittels Publisher 2003 erstellen und die Personendaten hierfür direkt aus vorhandenen Excel-Dateien übernehmen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem lösen können.

Anforderung:
<span style="color:#FF0000">Fortgeschrittener</span>

Zeitaufwand:
<span style="color:#FF0000"> Mittel</span>


Problem:

Sie möchten zum Beispiel ein Programmheft für Ihren Sportverein oder eine Mitarbeiterbroschüre Ihrer Firma erstellen und die Personendaten hierfür direkt aus vorhandenen Excel-Dateien übernehmen.

Lösung:

Publisher bietet die Möglichkeit, Daten aus Excel-Arbeitsmappen zu importieren und tabellarisch darzustellen. Im optimalen Fall enthält die erste Zeile der Excel-Tabelle Spaltenüberschriften. Diese interpretiert Publisher beim Import als Feldnamen, was Ihnen vor allem in großen Tabellen hilft, die Übersicht zu bewahren. Stellen Sie vor dem Import der Daten sicher, dass die Excel-Arbeitsmappe geschlossen ist. Im Publisher 2003 gehen Sie anschließend wie folgt vor:

1. Öffnen oder erstellen Sie die Publikation, in die Sie die Excel-Daten einfügen möchten. Gehen Sie auf "Extras, Seriendruck und Datenbankkataloge, Assistent für Seriendruck und Datenbankkataloge". Publisher blendet nun auf der linken Fensterseite den Assistenten ein. Aktivieren Sie hier die Option "Datensatzkatalog".

2. Klicken Sie unten auf "Weiter: Datenquelle auswählen", ferner auf "Durchsuchen". Wählen Sie den Dateityp "Excel-Dateien (*.xls)", wechseln Sie in das Verzeichnis mit der Excel-Datei, wählen Sie die Datei aus, und klicken Sie auf "Öffnen". Publisher zeigt nun eine Liste aller Tabellenblätter dieser Excel-Datei an. Markieren Sie das gewünschte Blatt, und bestätigen Sie mit "OK".

3. Standardmäßig übernimmt Publisher alle Datensätze. Gegebenenfalls schließen Sie über die Kontrollkästchen alle Datensätze aus, die Sie nicht importieren möchten.

4. Klicken Sie im Assistenten auf "Weiter: Erstellen Sie Ihre Vorlage". Markieren Sie mit der Maus den Datensatzbereich, den Publisher am Seitenanfang eingefügt hat. Im Assistenten hat Publisher nun alle Felder aufgelistet. Sobald Sie auf ein Feld zeigen, erscheint auf der rechten Seite eine Pull-down-Liste. Wählen Sie hier "Als Text einfügen". Markieren Sie noch einmal den Datensatzbereich im Dokument, und fügen Sie das nächste Feld ein. Auf diese Weise erhalten Sie alle Felder in separaten Textrahmen statt in einem einzelnen. Wiederholen Sie diese Schritte für alle benötigten Felder.

5. Ordnen Sie die Textfelder mit den Platzhaltern der Datenbankfelder auf Wunsch neben- oder untereinander an. Im Assistenten können Sie per Klick auf "Weiter: Vorschau" prüfen, ob die Größe der Textfelder für die einzelnen Datensätze ausreicht. Passen Sie bei Bedarf die Maße des Datensatzbereiches an, indem Sie mit der Maus an den schwarzen Markern ziehen.

6. Klicken Sie auf "Weiter: Seriendruck beenden" und dann auf "Neue Publikation erstellen", um das Ergebnis auszudrucken. Sie können es auch an eine bereits vorhandene Publikation anhängen, dort einfügen, abschließend bearbeiten und ausgeben.

Quelle: IDG Magazine Verlag GmbH/PC-WELT Online
 
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Grüßt die Winboarder
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Hallo Eric-Cartman
Das Thema hier kommt wie gerufen.Darüber hab ich gestern Abend noch mit nem Kumpel gesprochen.Der hatte exakt genau dieses Problem.Ich hab mir die Seite mal gespeichert und mail die ihm gleich. :danke dir
 
Thema:

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