Ratgeber: Wohin mit all den E-Mails?

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Administratoren von E-Mail-Servern haben es nicht leicht: Überquellende Postfächer auf der einen Seite, gesetzliche Pflichten für die Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz auf der anderen. Zeit für ein Archivierungssystem.

Die Statistiken und Projektionen der Marktforscher sind alarmierend: Die Anzahl der E-Mails, die ein Anwender im Unternehmen durchschnittlich pro Tag empfängt und sendet, soll zwischen 2005 und 2009 von 133 auf 160 ansteigen, prophezeit die Radicati Group. Und IDC rechnet damit, dass allein im Jahr 2007 das Volumen der geschäftlichen E-Mails 2007 weltweit ca. 5 Exabyte betrug, also 5 Milliarden Gigabytes. Damit hätte sich das Jahresvolumen binnen zwei Jahre fast verdoppelt.
Kleinere Postfächer sind keine Dauerlösung
Die Unternehmensberatung Bearingpoint führt drei gute Gründe für eine systematische E-Mail-Archivierung auf: den gesetzlichen Vorschriften genügen, Geschäftskorrespondenz sicher aufbewahren und schließlich Speicherplatz sparen. Das kann am besten mit einer speziellen Software für diesen Zweck realisiert werden, die entsprechende Funktionen bietet.
Lediglich seine User dazu auffordern, ihre Mailboxen schlank zu halten, kann hingegen zu Problemen führen. Sie speichern ihre Korrespondenz dann meist in persönlichen Ordnern auf ihren Clients, blähen damit die eigene Festplatte auf und die E-Mails sind außerhalb jeglicher Zugriffsmöglichkeit seitens des Unternehmens. Das ist hinderlich in Bezug auf Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Produkte für das E-Mail-Management sind meist so strukturiert, dass ein Server-Modul mit dem E-Mail-System verbunden ist und die Ablage der Nachrichten und Anhänge in einem eigenen oder in einem Fremd-Repository steuert. Meist gibt es auch eine Modul für den Client, mit der der Anwender selbst E-Mails ablegen und recherchieren kann. Der Ursprung der meisten Systeme kommt aus der Notwendigkeit, Speicherplatz zu sparen. Grundsätzlich gibt es hierfür zwei Möglichkeiten: Der Anwender kann einerseits aus seinem E-Mail-Client heraus selbst Nachrichten und Anhänge zu archivieren oder die Archivierung erfolgt automatisch über Mechanismen auf dem Server.



Manuelle vs. automatische Archivierung
Bei der manuellen Archivierung entscheidet der Endanwender selbst, welche E-Mails er aufheben möchte und ob nur der Anhang oder auch die Nachricht selbst weggespeichert werden soll. Das Ablegen kann dabei automatisch oder über eine Dialogmaske erfolgen, die den Anwender dazu auffordert, die E-Mail mit Schlagwörtern zu beschreiben und Zugriffsrechte zu vergeben.

Bei der Server-gesteuerten Archivierung werden E-Mails vor allem nach den Kriterien Größe und Alter automatisiert abgelegt. Das geschieht nach vorher definierten Regeln, die eine Archivierung für alle Nachrichten veranlassen, die selbst oder deren Anhänge eine bestimmte Größe übersteigen oder älter als beispielsweise 30 Tage sind. Andererseits kann durch die Vermeidung einer doppelten Speicherung derselben Anhänge Speicherplatz gespart werden. Doppelt gespeichert wird beispielsweise, wenn ein Anhang über verschiedene E-Mails an verschiedene Empfänger versendet wird. Ein und dieselbe Nachricht wird dann mehrmals gespeichert, lokal in den Postkörben der Empfänger sowie auf einem oder mehreren Servern. Ein Mechanismus, der diese Doppelungen eliminiert, gehört deswegen zu den unverzichtbaren Funktionen einer guten Archivierungslösung.

Von der Archivierung zum Management

Zu den Anforderungen, die manuelles Archivieren erfüllen kann, sind neue hinzugekommen. E-Mails werden nämlich vermehrt im Geschäftskontext gesehen und müssen aufgrund von Regularien aufbewahrt werden. Daher ist immer öfter von E-Mail-Management statt nur von Archivierung die Rede.

Soll streng nach gesetzlichen Vorschriften gespeichert werden, so verlangen amerikanische Gesetze, dass alle E-Mails automatisch archiviert und in einem umfassenden E-Mail-Journal dokumentiert werden. Dadurch soll keine E-Mail verloren gehen und jede E-Mail im Fall eines Rechtsstreits wiederhergestellt werden können. Auch wenn uns diese Methode in Europa sehr drastisch erscheint, so denkt man hierzulande ebenfalls über solche Verordnungen nach. Um solchen Vorgaben zu genügen, muss eine technische Lösung E-Mails bereits vor der Firewall oder möglicherweise noch vor dem Spam-Filter abfangen.
E-Mails als Wissensbasis
Daneben gibt es die Anforderung, E-Mails entsprechend ihrem Wert für den Geschäftsbetrieb zu archivieren. Schließlich sind sie Bestandteil der Kundenkorrespondenz, der Serviceakte oder der Projektdokumentation und enthalten wichtige Informationen. Für solche Szenarien wird oft eine regelbasierende Ablage von E-Mails benutzt. So ist es möglich, Nachrichten abhängig von Absender- oder Empfängeradresse sowie von darin enthaltenen Schlüsselbegriffen wie Kundennummern zu archivieren. Die Regeln werden in einer Datenbank abgelegt und verwaltet. Eine solche Form der Archivierung erfordert organisatorische Vorarbeit und ein Konzept, nach welchen Kriterien Nachrichten im Unternehmen zu speichern sind.
Bei einer solchen Server-seitigen Archivierung werden die auf dem Mail-Server ankommenden Nachrichten kopiert und mit Hilfe der hinterlegten Regeln ausgewertet. Greift eine davon, archiviert das System die E-Mail im Repository. Unter Umständen kommen sofort weitere Prozesse in Gang, die eine Nachricht als aufbewahrungswürdig deklarieren, Zugriffsrechte vergeben, eine Aufbewahrungsfrist festlegen oder aber einen Geschäftsprozess initiieren. Trifft dagegen keine Regel zu, wird die Kopie der E-Mail gelöscht. Dieser Ansatz befreit den Anwender von der Last der manuellen Archivierung.
Integration in ECM
Für die klassische E-Mail-Archivierung kommen oft Punktlösungen mit eigenem Repository zum Einsatz, bei denen die E-Mails in einem separaten Datensilo gespeichert werden. Geht es aber um Compliance- oder Geschäftsrelevanz, so sollte das Mail-Management in ein umfassendes Enterprise-Content-(ECM-) und Records-Management-System integriert sein. Dieses kontrolliert alle relevanten Dokumente eines Unternehmens und verwaltet sie über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Eine Punktlösung ist spätestens jetzt nicht mehr ausreichend.
Über den Funktionsumfang klassischen E-Mail-Managements hinaus gehen Technologien zur automatischen Klassifizierung. Aufgrund des steigenden Volumens von E-Mails werden solche Funktionen künftig eine immer wichtigere Rolle spielen. Klassifikationswerkzeuge erweitern und automatisieren die regelbasierende Ablage durch intelligente Textanalyse-Funktionen, semantische Suche und Inhaltsanalyse sowie trainierbare Taxonomien.

Automatische Klassifizierung von E-Mails

Bei diesem Modell wird eine unternehmens- oder anwendungsspezifische Taxonomie aufgebaut, die E-Mails (und auch andere relevante Dokumente) automatisch auswertet, klassifiziert, verschlagwortet und ablegt. Dies kann beispielsweise eine Compliance-Taxonomie nach GDPdU oder eine Taxonomie für den Kundendienst sein. Die automatische Klassifizierung soll den Endanwender nicht nur von der Last manueller Archivierung, sondern auch von der Verschlagwortung befreien und zudem mögliche Fehlerquellen beseitigen.

Diese Klassifizierung ist im Zusammenhang eines ECM zu sehen, in dem alle Dokumente nach einem Aktenplan, einem Ordnersystem oder einer definierten Metadatenstruktur abgelegt werden. Letztere muss spezifisch für das Unternehmen erstellt werden, eine organisatorische Aufgabe, die im Rahmen eines entsprechenden Projekts zu lösen ist. Über die Metadaten, die unter anderem den Dokumententyp wie Vertrag, Handelsbrief etc. beschreiben, werden der Lebenszyklus und die Aufbewahrungsdauer von E-Mails und sonstigen Dokumenten gesteuert.
Archiv als Recherchemedium
Wie kommen Anwender wieder an die abgelegten Nachrichten und die Anhänge heran? Auch hier gibt es verschiedene Optionen. Werden Anhänge archiviert, so entfernt die Archivierungssoftware die Datei und ersetzt sie durch einen Link. Der Klick auf den Verweis holt das entsprechende Dokument aus dem Repository. Sollte der Anhang wieder in der E-Mail benötigt werden (um beispielsweise eine Nachricht inklusive Anhang weiterzuleiten), muss dieser auch rekonstruierbar sein. Das Gleiche gilt für die eigentliche Mail. Sie kann inklusive Betreffzeile im Postfach des Anwenders bleiben und lässt sich durch einen Klick wiederherstellen.
Eine Mail-Management-Lösung muss aber auch Suchfunktionen direkt aus dem E-Mail-Client heraus bieten. Meist wird eine Volltextrecherche unterstützt, außerdem ist eine Suche über die Attribute notwendig, so dass Nachrichten über den Absender, die Betreffzeile oder das Datum gefunden werden kann. Eine Recherche nach weiteren Attributen ist dann möglich, wenn die Daten zusätzlich manuell oder automatisiert verschlagwortet wurden. Handelt es sich bei der Mail-Management-Lösung um einen Bestandteil einer ECM-Lösung, dann kann man nach E-Mails auch außerhalb des E-Mail-Clients suchen, beispielsweise über das ECM-Frontend. Eine solche Recherche beschränkt sich nicht auf Mails, sondern umfasst auch alle anderen Dokumente.

Juristische Offenlegungspflichten

Neben den anwenderbezogenen Suchfunktionen tritt derzeit unter dem Stichwort eDiscovery oder Legal Discovery eine weitere Anforderung auf. Unternehmen, die mit den USA Handel betreiben, müssen auf Anfrage in der Ermittlungsphase eines Gerichtsverfahrens nach den Regularien der Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) bestimmte Daten herausgeben können. Da die meisten Unternehmen mittlerweile die weit überwiegende Zahl ihrer Unterlagen in elektronischer Form vorhalten, müssen dann auch E-Mails, elektronische Dateien und Dokumente in kurzer Zeit durchgesehen werden.

Doch nicht nur in den USA, sondern auch hierzulande ist eine schnelle Reaktionsfähigkeit im Falle juristischer Offenlegungspflichten notwendig. Das deutsche Recht kennt ebenfalls eine Reihe von Vorschriften, die der Legal Discovery entsprechen, beispielsweise die steuerrechtlichen Offenlegungspflichten nach Paragraf 90 Absatz 2 AO und handelsrechtliche Pflichten nach Paragraf 258 in Verbindung mit Paragraf 239 Abs. 4 HGB. Eine E-Mail-Management-Lösung soll die benötigten Informationen bei behördlichen Revisionen oder bei Rechtsstreitigkeiten schneller, präziser und kostengünstiger bereitstellen können.
Bei der Auswahl einer Mail-Management-Lösung sind noch weitere Aspekte zu bedenken, die auf den ersten Blick nebensächlich erscheinen, aber in der Praxis wichtig sind. Dazu zählt ein Web-Client oder die Unterstützung mobilen Arbeitens. Oft werden E-Mails benötigt, wenn man offline unterwegs beim Kunden ist. Der Archivierungslink nützt in diesem Fall nichts, so dass ein E-Mail-Cache, in dem bestimmte Nachrichten vorgehalten werden, eine wünschenswerte Funktion sein kann.
Fazit
Eine reine Archivierungslösung, die primär Speicherplatzprobleme beseitigen soll, ist sicher einfacher einzuführen als ein umfassendes E-Mail-Management, das in eine komplexe ECM-Umgebung integriert werden muss. Dort kommen dann meist die Records-Management- und Compliance-Aspekte hinzu, die eine entsprechende organisatorische Arbeit von IT-Abteilung und Rechtsabteilung erfordern. Wer aus pragmatischen Gründen erst einmal mit Mail-Archivierung anfangen will, sollte auf jeden Fall darauf achten, dass das ausgewählte Produkt zu der umfassenden Records-Management-Lösung ausgebaut oder dort integriert werden kann. Mittelfristig, vielleicht auch kurzfristig, kommen deutsche Unternehmen nicht um den umfassenden Ansatz herum. (ws)
Eine umfangreiche Tabelle mit einem Vergleich der Archivierungsfunktionen von Einzellösungen und ECM-Systemen finden Sie im Wiki der Computerwoche.

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