Outlook 2016 archivieren/PST vergrößern

Diskutiere Outlook 2016 archivieren/PST vergrößern im Office Produkte Forum im Bereich Office Produkte; Hi, Ein Bekannter hat mich um Hilfe gebeten, weil die "Datendatei seines Outlook voll sei", und er immer aufgefordert wird aufzuräumen. Sein...
#1
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G-SezZ

Gast
Hi,
Ein Bekannter hat mich um Hilfe gebeten, weil die "Datendatei seines Outlook voll sei", und er immer aufgefordert wird aufzuräumen. Sein Postfach geht zurück bis 2002, die PST Datei hat allerdings nur 1.8GB. Ich vermute dass er die Datei von PC zu PC immer mitgenommen hat, über einige Versionen hinweg. Ich kenne mich mit Outlook leider auch nicht besonders aus, aber laut MS Support soll die Größenbeschränkung für Outlook 2016 eigentlich bei 50GB, und selbst für Outlook 2003 schon bei 20GB liegen. Gibt es dazu noch eine Einstellung für eine manuelle Beschränkung die in Kraft sein könnte, dass er bei 1.8GB schon meckert?
Ich habe versucht alle Elemente vor 2014 zu archivieren. Dabei wurde eine neue Datei mit 300MB angelegt, an der Größe der alten Outlook.PST hat sich aber nichts geändert. Die Fehlermeldung kommt nun zwar nicht mehr. Aber ich befürchte dass das nur ein kurzer Frieden sein wird.
 
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#2
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jhkil9

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Neue PST anlegen und dann den Inhalt der alten rüberkopieren, alte dann entfernen.Archivieren löscht keine Daten, es sichert sie nur.

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
Klicken Sie auf der Registerkarte Informationen auf Kontoeinstellungen, und klicken Sie dann auf Kontoeinstellungen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Datendateien die zu überprüfende Datendatei aus, und klicken Sie anschließend auf Einstellungen.
Prüfen Sie, ob das Feld Format den Text Outlook-Datendatei oder Outlook-Datendatei (97-2002) enthält.
Outlook-Datendatei weist auf das neue Format hin, das sowohl Unterstützung mehrsprachiger Unicodedaten als auch eine höhere Speicherkapazität für Elemente und Ordner bietet. Dieses Dateiformat ist mit Outlook 97-2002 nicht kompatibel. Durch Outlook-Datendatei (97-2002) wird das frühere Format angezeigt, das mit allen Versionen von Outlook kompatibel ist.
 
#3
DerZong

DerZong

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Hat die PST-Datei auf dem Datenträger die Größe von 1,8 GB oder nur die "noch vorhandenen" Inhalte? Denn wenn es nur die Inhalte sind, kann die Datei durchaus größer sein, da Outlook die Datei nur dann kleiner macht, wenn man dies explizit angestoßen hat (Datendatei "komprimieren").
Und wenn die Datendatei auf einen FAT32-Datenträger liegt, kann/darf sie nur bis zu 4GB groß sein.

Darüber hinaus kommt es auch darauf an, welches "Format" diese Datendatei hat. Denn "alte" Datendateien im ANSI-Format unterstützen maximal 2 GB (Outlook 97 - 2002). Da hilft es dann, eine neue Datendatei zu erstellen (im aktuellen Format mit Unicode-Unterstützung) und die alten Daten darin rein zu kopieren.

Vielleicht sollten die Datendateien insgesamt anders organisiert werden - es können davon ja beliebig viele verwendet werden, z. B.entweder nach Jahren oder Themen gegliedert.
 
#4
G

G-SezZ

Gast
Vielen Dank für die Tipps. Ich habe mir das nochmal angesehen, und es handelt sich in der Tat um eine (97-2002) Datei. Daneben gibt es die von mir erstellte Archiv Datei im neuen Format.
Wenn ich das richtig verstehe sollte ich einfach eine neue Datendatei im neuen Format anlegen und als Standard setzen. Sollte ich denn den Inhalt der alten Datei in die neue übertragen? Oder sollte ich die einfach liegen lassen? Wie übertrage ich die Inhalte denn? Ich wüsste nicht einmal woran man in Outlook erkennt was in welcher Datei liegt. Aus anderen Email Programmen kenne ich das so dass jede Datendatei in der Übersicht ihren eigenen Verzeichnisbaum bekommt, in Outlook habe ich trotz der zwei Datendateien nur einen Baum.
 
#5
Travel-pc

Travel-pc

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Hallo,

erstmal die aktuelle PST-Datei benutzen zum Export der "wichtigen " Daten, welche als Kalender , Kontakte , alte mails vor 2015 etc. in jeweils extra PST-Dateien exportiert werden .

Dann würde ich mit der "aktuellen" Version des benutzen Outlooks eine neue PST-Datei anlegen lassen und die Kontoabfrage zu starten.
Wenn alle Daten, emails Kontakte etc. wieder angezeigt werden, dann die Kontakte, Kalender und ggf. fehlende Emails z.B. aus dem Zeitraum 01.2016 bis ... 2016 wieder importieren. Evtl. die exportieren Emails dann als "extra PST-Datei" in das vorhandene neue Konto mit "Anzeigen" lassen, ( nicht importieren, nur die PST-Datei öffnen als Datei )

;-))
 
#6
G

G-SezZ

Gast
Ich muss das Thema nochmal aufwärmen. Ich hatte es damals nach langem experimentieren geschafft alle mails in eine einzige neue Datendatei zu bekommen, die nun auch größer werden kann als das alte Limit. Alte Elemente zu archivieren habe ich nicht hinbekommen, und auf später verschoben. Jetzt will ich mich nochmal darum kümmern.

Ich habe derzeit eine Datendatei Namens "Persönlicher Ordner.pst", die sämtliche Vorgänge seit etwa 2002 enthält.
Nun möchte ich gerne eine neue Datei die alles Enthält was vor dem 31.12.2015 stattgefunden hat, und eine die alles ab dem 01.01.2016 enthält.
Meine Theorie wäre, den Persönlichen Ordner in Outlook zu markieren, dann auf Start - öffnen[...] - importieren/exportieren - pst Datei exportieren, und im Verlauf des Wizzards einen entsprechenden Filter einzustellen. So erstelle ich eine "Bis_2015.pst" und eine "Aktuell.pst". Dann öffne (nicht importieren) ich die beiden neuen Dateien in Outlook, setzte die Aktuell.pst als Standard für Programm und Email Konten, und entferne die alte "persönlicher Ordner.pst" aus Outlook.

Ich scheitere wohl leider am Filter. Ich bekomme es einfach nicht hin nach dem Datum zu Filtern. Ich habe es mit "geändert am oder vor" versucht, der filtert mir ein paar hundert mails heraus, aber bei weitem nicht alle. Gleiches gilt für "empfangen am oder vor", und "gesendet am oder vor". Manchmal werden ein paar hundert mails exportiert, manchmal gar keine, oft enthält der Export nur Termine und Adressen. Von allen mails die der Filter erfassen sollte wird maximal ein Bruchteil gefunden. Fast als würde Outlook mittendrin einfach aufhören. Blöderweise gibt es dazu ja auch kein Statusfenster, oder sonst irgend eine Rückmeldung. Ich warte ein paar Minuten bis sich die Größe der neuen Datei nicht mehr ändert, und schaue nach was exportiert wurde. Aus manchen Unterordnern werden mails exportiert, aus anderen nicht. Das erscheint mir irgendwie völlig zufällig.
Ich habe auch mal folgenden Filter versucht:
gesendet, empfangen, geändert, jeweils "vor oder am 9.3.2017, also heute. Das sollte doch eigentlich alles exportieren. Von den 2.3GB der Originaldatei hatte der Export nur 1.2GB. Der Inhalt von Gelöschte Objekte fehlte z.b. gänzlich. Ansonsten war schwer auszumachen was noch fehlt, aber quasi alle Unterordner waren etwas kleiner als im Original.

Kann mir jemand mit dem Filter weiterhelfen?
 
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#7
lajoe

lajoe

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Versuche das Ganze einfach mal per drag & drop, d.h.
"Bis_2015.pst" und eine "Aktuell.pst". Dann öffne (nicht importieren) ich die beiden neuen Dateien in Outlook, setzte die Aktuell.pst als Standard für Programm und Email Konten
die alte "persönlicher Ordner.pst" lässt du aber noch, hier wählst du dann die entsprechenden Mails aus und verschiebst sie in den gewünschten "Zielordner".
(vorher aber die ursprüngliche "persönlicher Ordner.pst" mal woanders hinkopieren!!!)
sollte jetzt irgend etwas abbrechen, wiederholst du das eben so oft, bis alles im neuen Ordner ist.
für die Kalendereinträge wähst du die "Listenansicht" und kannst genau so verfahren.
p.s.beginne mit den "Aktuellen", beim Rest machst du dann "Strg+a"...
 
#8
G

G-SezZ

Gast
Ich habe die wichtigsten 20 Ordner von Hand sortiert und den Rest dann durch den Filter geschickt. Anhand der Dateigröße scheinen wohl noch 10-15% der mails zu fehlen. Ich belasse es jetzt dabei. Wenn ich die alte Datendatei nicht von der Platte lösche geht ja nichts verloren. Wenn ich etwas altes nicht finden kann muss ich halt nur daran denken auch mal in der alten Datei nach zu sehen.

Die Termine habe ich auch erfolgreich in die aktuelle Datei verschoben. Dabei sind einige Duplikate entstanden die ich von Hand gelöscht habe. Erinnerungen zu den Terminen poppen trotzdem mehrfach auf, aber das ist ja nicht weiter schlimm.

Zwei Probleme habe ich noch mit Outlook:
Zum einen ist mit der neuen Datendatei der Cache der Autovervollständigung von email Adressen leer. Ich habe ei paar Anleitungen gefunden wie man den bei alten Outlook Versionen übernehmen konnte, als er noch in einer extra Datei lag. Aber für Outlook 2016 habe ich leider keine Lösung gefunden.
Und dann funktioniert die Suche in Outlook nicht. Sie findet rein gar nichts, egal was ich eingebe. Google sagt mir ich soll kontrollieren ob der Windows Indexing Dienst läuft, und Outlook auch in dessen Liste ausgewählt ist. Beides ist der Fall.
 
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