Neue E-Mails per Mausklick erstellen

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Versionen: Outlook 2000 und 2002

Viele E-Mails (beispielsweise mit täglichen oder wöchentlichen Berichten) müssen regelmäßig an bestimmte Empfänger mit immer gleichen Betreffzeilen verschickt werden. Bei Projekten über längere Zeiträume ist ebenfalls eine regelmäßig E-Mail-Korrespondenz mit Projektmitgliedern notwendig. Es bietet sich daher an, das Anlegen immer wieder benötigter Mails zu automatisieren. Im Folgenden zeigen wir eine Technik, mit der Sie immer wieder benötigte E-Mails Symbolen zuordnen. Ein Mausklick legt dann eine Mail direkt mit dem gewünschten Empfänger und Betreff an. Dabei machen wir uns die Tatsache zu Nutze, dass Sie ab Outlook 2000 Hyperlinks für Steuerelemente auf Symbolleisten verwenden können. Und so erstellen Sie eine neue Symbolleiste für Ihre wichtigsten E-Mails:


Wählen Sie das Menü ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-ANPASSEN an.

Wechseln Sie auf die Registerkarte "Symbolleisten" und klicken Sie auf NEU.

Geben Sie als Namen für die Symbolleiste zum Beispiel "Regelmäßige E-Mails" oder ähnlich ein und bestätigen Sie mit OK. Outlook zeigt daraufhin eine neue, noch leere Symbolleiste als kleines, graues Rechteck an.

Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle" und markieren Sie den Eintrag "Datei" in der Liste KATEGORIEN.

Klicken Sie rechts in der Liste "Befehle" auf den Eintrag "E-Mail-Nachricht", halten Sie die Maustaste gedrückt, ziehen Sie den Eintrag in die neue Symbolleiste und lassen Sie die Maustaste wieder los. In der Symbolleiste sehen Sie nun eine neue Schaltfläche "E-Mail-Nachricht".

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die eben hinzugefügte Schaltfläche in der neuen Symbolleiste. Im Popup-Menü mit den Eigenschaften der Schaltfläche geben Sie zunächst den Namen des Empfängers, also beispielsweise "Jens Hartmann" im Feld NAME ein. Dazu ein kleiner Tipp: Um eine Bezeichnung wie "Hans & Kerstin" anzeigen zu können, müssen Sie "´Hans && Kerstin" eingeben, das "&"-Zeichen also zweimal eintippen. Andernfalls würde Outlook das dem "&"-Zeichen folgende Leerzeichen als Tastaturkürzel werten und die Bezeichnung der Schaltfläche als "Hans _Kerstin" anzeigen.

Um ein anderes Symbol zuzuordnen, wählen Sie den Eintrag SCHALTFLÄCHENSYMBOL ÄNDERN an und klicken auf das gewünschte Icon in der daraufhin gezeigten Auswahl. Ein eigenes Symbol können Sie über den Eintrag SCHALTFLÄCHENSYMBOL BEARBEITEN erstellen und zuordnen. Wenn nur die Bezeichnung ohne Symbol angezeigt werden soll – was sich für diese Form von Symbolleisten empfiehlt –, wählen Sie die Option "Nur Text (Immer)" an.

Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf die eben hinzugefügte Schaltfläche und wählen Sie das Menü HYPERLINK ZUWEISEN-ÖFFNEN an. Outlook zeigt daraufhin einen Dialog, über den der Hyperlink definiert wird. Klicken Sie hier zunächst in der Leiste "Link zu" auf das Symbol "E-Mail-Adresse". Geben Sie dann die entsprechende E-Mail-Adresse und, sofern notwendig, eine vorzugebende Betreffzeile ein. Dieses Feld kann aber auch leer bleiben. Bestätigen Sie dann mit OK, um die Eingaben zu übernehmen. Noch ein kleiner Tipp: Wenn Sie eine E-Mail auch als Kopie an einen oder mehrere weitere Empfänger verschicken müssen, geben Sie deren Adressen im Feld "E-Mail-Adresse" einfach nach der Adresse des "Hauptempfängers" durch Semikolon getrennt hintereinander an.

Wiederholen Sie nun die Schritte 5. bis 8., um weitere Schaltflächen für andere E-Mail-Empfänger zur Symbolleiste hinzuzufügen. Um die Schaltflächen voneinander abzusetzen, aktivieren Sie jeweils die Option GRUPPIERUNG BEGINNEN im Popup-Menü mit den Eigenschaften – Outlook setzt dann einen vertikalen Trennstrich zwischen die Schaltflächen.

Abschließend klicken Sie auf SCHLIEßEN im "Anpassen"-Dialog, um den Dialog auszublenden und das Anlegen der neuen Symbolleiste zu beenden.

Wenn Sie nun auf eine der Schaltflächen in der Symbolleiste klicken, legt Outlook automatisch eine neue E-Mail mit der gewünschten E-Mail-Adresse und der vorgegebenen Betreffzeile an.

Die beschriebene Technik funktioniert ganz gut, aber ab einer bestimmten Anzahl von Empfängern werden Schaltflächen zu platzraubend und unübersichtlich. Hier empfiehlt sich der Einsatz eines Dropdown-Menüs, damit die Schaltflächen nicht zuviel Platz in der Symbolleiste belegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:


Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene oder neu angelegte Symbolleiste, in der Sie das Dropdown-Menü mit den Schaltflächen ablegen möchten und wählen Sie das Kontextmenü ANPASSEN an.

Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle", markieren Sie in der Liste "Kategorien" den Eintrag "Neues Menü" und ziehen Sie den Eintrag "Neues Menü" aus der Liste "Befehle" in die gewünschte Symbolleiste an die entsprechende Position.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das eben angelegte Menü und nehmen Sie im Popup-Menü mit den Eigenschaften die gewünschten Einstellungen für Name/Bezeichnung, Symbol und Anzeigeart vor.

Gehen Sie nun wie oben in Schritt 4. bis 8. erläutert vor und ziehen Sie die Einträge dabei auf das neu angelegte Menü.

In Zukunft können Sie die E-Mails ganz einfach über das soeben angelegte Menü anlegen.
 
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