Microsoft Office: Ratgeber: Backup leicht gemacht

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Eric-Cartman

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Die Komponenten von MS Office bieten unzureichende Optionen, die Dokumente zu sichern. Wertvolle Texte, Tabellen und Präsentationen benötigen daher entweder eine periodische externe Sicherung auf ein Backup-Medium oder eine interne Office-Lösung in Form eines Sicherungsmakros.

Unsichere Office-Daten

Mit Word, Excel und Powerpoint erstellte Dokumente leben relativ unsicher: Sie können sich beispielsweise nicht sicher sein, dass bei einem Systemfehler oder Absturz die Dateien, an denen Sie gerade gearbeitet haben, noch unversehrt vorhanden sind. Dabei ist die Backup-Strategie der einzelnen Office-Anwendungen sehr unterschiedlich:

  • Powerpoint erstellt keine Sicherungskopien der erstellen Präsentationen.
  • Excel legt nur dann eine Kopie ab (Endung XLK), wenn für die jeweilige Datei unter „Speichern unter, Extras, Allgemeine Optionen“ explizit das Kästchen „Sicherungsdatei erstellen“ angewählt wurde.
  • Excel bietet bei vollständiger Installation der Office-Suite ein zusätzliches Add-In „Automatisches Speichern“, das die aktuell geladenen Arbeitsmappen in einem bestimmten Zeitintervall automatisch speichert. Das Add-In muss via „Extras, Add-Ins-Manager“ zunächst aktiviert werden (Häkchen setzen), danach steht unter „Extras“ der zusätzliche Menüpunkt „Automatisches Speichern“ zur Verfügung.
  • Word schließlich erstellt von allen Dokumenten eine Sicherungskopie (Endung WBK), sofern unter „Extras, Optionen, Speichern“ die Option „Sicherungskopie immer erstellen“ angeklickt ist.

Soweit - so schlecht: Sofern nämlich, abhängig von den genannten Optionen, überhaupt eine Kopie erstellt wird, landet diese immer im Ordner der Originaldatei. Ist also der Ordner oder das Laufwerk defekt, ist die Datei trotz eventueller Kopie in jedem Fall verloren.

Und noch ein Problem: Sicherungskopien von Word und Excel repräsentieren den Zustand der vorletzten Speicherung. Im Falle einer Panne gibt es daher nur noch einen früheren Zustand, auf den der Anwender zurückgreifen kann. Bei einer zu spät bemerkten Panne, die vor dem vorletzten Speichern lag, hilft die Backup-Datei auch nicht weiter.

Bequeme Makro-Lösung
Wenn mit den Office-Komponenten über Monate gepflegte Diplomarbeiten, Buchprojekte oder Jahresbudget erstellt werden, ist eine bessere Absicherung unerläßlich. Im Unterschied zu den mageren Methoden der Office-Produkte selbst, sind zwei Mindestanforderungen zu stellen:
1. Die Backupdateien müssen auf einem physisch unabhängigen Laufwerk liegen.
2. Von besonders wichtigen Dateien sollte es eine Versionsicherung geben, die alle Zwischenstände der Datei repräsentieren.

In unserem PC-WELT-Praxis-Archiv (Version 0.1) bieten wir eine bequeme Kopierlösung für die drei Office-Anwendungen. Es enthält die drei Add-ins pcwBackup.DOT (für Word), pcwBackup.XLA (für Excel) und pcwBackup.PPA (für Powerpoint), die im jeweiligen Programm einen zusätzlichen Button in der Symbolleiste "Standard" einfügen. Per Klick darauf starten Sie die Backup-Aktion.

Das Makro einrichten - so geht's

Add-ins einbinden
Die Pfade unterscheiden sich, je nachdem welche Windows-Version Sie verwenden. Unter 2000 und XP erscheint der neue Button in den drei Programmen automatisch, wenn Sie


1. pcwBackup.XLA und pcwBackup.PPA nach "\Dokumente und Einstellungen\<Konto>\Anwendungsdaten\Microsoft\Addins" kopieren,

2. pcwBackup.DOT nach "\Dokumente und Einstellungen\<Konto>\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\StartUp\ kopieren und

3. in jeder Anwendung über "Extras, Add-Ins" (Word: "Vorlagen und Add-Ins") die betreffende Add-in-Datei einbinden.

4. Die Kopieraktionen aus 1 und 2 können Sie auch der Batchdatei pcwBackup.BAT überlassen (ebenfalls im Archiv pcwBackup).

Falls Sie Windows 98/ME benutzen, müssen Sie manuell kopieren: Dabei können Sie pcwBackup.XLA sowie pcwBackup.PPA in einem beliebigen Verzeichnis und pcwBackup.DOT unter <Office-Pfad>\Office\Startup ablegen und über "Extras, Add-In" einbinden.

So arbeitet das Makro
Wenn Sie das Makro zum ersten Mal starten, müssen Sie zunächst über "Ordner suchen" einen Backup-Pfad definieren. Er sollte, wenn irgend möglich, auf einem unabhängigen Datenträger liegen. Das erhöht die Sicherheit, falls Probleme mit der Festplatte auftreten, auf der sich Ihre normalen Office-Dateien befinden. Ist der Backup-Ordner einmal definiert, öffnet sich nach einem Klick auf den Button der Dialog "Kopie speichern unter". Nachdem Sie hier mit"OK" bestätigt haben, entsteht eine Sicherungskopie der aktuellen Datei.

Sichern nach Wunsch: Sobald Sie sich an den neuen Backup-Ordner gewöhnt haben, können Sie sich den Dialog und den "OK"-Klick sparen, wenn Sie mit dem gleichnamigen Button den "Backup-Ordner einfrieren". Das heißt, dass Sie ihn zunächst nicht mehr ändern können und dass ein Klick auf den Button in der Symbolleiste automatisch und ohne Bestätigungsdialog in diesen Pfad sichert.

Falls von einer Datei bereits eine Sicherung existiert, erhalten Sie einen Dialog mit vier Optionen. Damit entscheiden Sie, ob Sie eine neue Version ablegen oder die alte Sicherungskopie überschreiben wollen. Es besteht auch die Möglichkeit, diese Entscheidung für die aktuelle Datei dauerhaft zu festzulegen - also von einer bestimmten Datei beispielsweise immer jede Version gesondert zu sichern.

Auf dem Dialog mit den Sicherungsoptionen finden Sie auch einen Button, um einen vorher eingefrorenen Backup-Pfad wieder freizuschalten. Dann erscheint künftig wieder der Dialog "Kopie speichern unter" mit der Möglichkeit, einen neuen Pfad einzurichten.

Tipps und Tricks zum Backup

Geänderte Dateinamen
Das Backup-Makro speichert alle Kopien im definierten Zielordner – ohne weitere Unterordner. Daher müssen die Dateien zusätzlich zum Original-Namen noch eine Ziffernkennung erhalten - statt "Datei.XLS" steht dann etwa "Datei.0-835448833.XLS". Die erste Zahl dieser Kennung zeigt - beginnend bei "0" - immer die Versionsnummer der Sicherung an. Der restliche Zeitstempel dient dazu, gleichnamige Dateien zu unterscheiden und vor dem Überschreiben zu schützen. Sie können daher gefahrlos diverse Dateien mit dem Namen "Mappe1.XLS" aus unterschiedlichen Ordnern in den Backup-Pfad sichern. Beachten Sie aber, dass Ihnen diese Zahlenkennung der Sicherungsdatei nicht weiterhilft, wenn Sie das Backup in den ursprünglichen Pfad der Originaldatei zurückkopieren wollen. Aussagekräftige Dateinamen sind daher, wie immer, hilfreich.

Standardaktion für eine Datei
Wie schon angesprochen können Sie für jede einzelne Datei festlegen, ob das Backup immer nur eine Sicherung ablegen soll (also das letzte Backup durch den neuen Zustand überschrieben wird) oder immer jede Version sichern soll. Diese Standardaktion erkennt das Makro anhand eines Kommentars in den Dateieigenschaften („Datei, Eigenschaften“). Dort steht dann entweder „BackupVersions=0“ oder „BackupVersions=1“. Wenn Sie feststellen, dass für eine bestimmte Datei die früher definierte Versionssicherung nicht mehr notwendig ist, löschen Sie einfach diesen Kommentar aus den Dateieigenschaften.

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