Mail-Flut mit System bekämpfen

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Eric-Cartman

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In manchen Firmen haben die Mitarbeiter jeden Morgen Angst vor ihren E-Mails - nicht weil ihnen die Kündigung droht, sondern weil es so viele sind. Schon das elektronische Postfach nur flüchtig durchzugucken, frisst immer mehr Zeit. Selbst wer brutalstmöglich mit der Löschtaste operiert, ist manchmal kurz vor dem Verzweifeln. Experten sind sich einig: Nur wer den Kampf gegen die Mail-Flut systematisch angeht, hat überhaupt eine Chance.

"Die Geschäftskorrespondenz hat sich deutlich auf die elektronische Post verlagert", sagt Lis Droste, Etikette-Trainerin aus Frankfurt. Damit hat sich nicht nur die Form des Kommunizierens geändert: "Man schreibt auch viel schneller eine Mail als einen Brief." Genau das ist verführerisch: So mancher Text wäre schlicht verzichtbar.

"Die digitale Technik macht es einfach, Millionen von Mails zu versenden", sagt Gundolf Freyermuth. "Flatrates und Breitband sorgen dafür, dass es noch mehr werden", erklärt der Cyberkultur-Experte und Autor, der eine Professur an der Filmhochschule in Köln hat. "Als ich Ende der achtziger Jahre online gegangen bin, gab es noch kein Spam", erzählt er. "Heute sind die Junkmails in der Mehrzahl." Mit Filtern lasse sich zwar einiges dagegen ausrichten. "Aber das ist eben nur die individuelle Perspektive. Bevor jeder einzelne Nutzer Spammails herausfiltern kann, verstopft der Datenmüll ja erst einmal die globalen Leitungen."

In so manchem Unternehmen könnte die Zahl der Mails schon dadurch verringert werden, dass es weniger elektronische Rundbriefe gibt: "Das ist eine Erscheinung aus der analogen Epoche", sagt Freyermuth. Solche Informationen sollten besser im Intranet allen zugänglich gemacht werden.

Die elektronische Kommunikation ist in etlichen Betrieben bereits ein Thema: "Viele legen inzwischen Regeln zum Umgang mit Mails fest", hat Lis Droste beobachtet. Für effizientes Arbeiten hält sie es für unverzichtbar, Mails schnell und gnadenlos zu sichten: "Zwei Drittel der Mails lösche ich sofort. Solche ohne "Betreff" lösche ich sofort, wenn ich den Absender nicht kenne." Ein komplett unbekannter Absender sollte generell skeptisch stimmen - in solchen Fällen empfiehlt sich eine kurze Prüfung und im Zweifelsfall das Drücken der Löschtaste.

Die Flut lässt sich auf Dauer aber nur in den Griff bekommen, wenn nicht nur über volle Postfächer gestöhnt, sondern diszipliniert damit umgegangen wird: Die "Fähigkeiten der Absenderseite verbessern" nennt das Arno Burger, Arbeitsorganisations-Coach aus Planegg bei München. Burger, der gerade ein Buch zu dem Thema veröffentlicht hat, plädiert dafür, den Zeitaufwand zur Bearbeitung der Mails deutlich zu verringern.

Mehr Systematik kann es zum Beispiel bringen, den Posteingang gesammelt einmal täglich zu bearbeiten. Der Experte rät, für jede Mail höchstens drei Minuten zu verwenden. Bis dahin muss feststehen, ob sie in den Papierkorb kommt, bearbeitet oder zur Wiedervorlage aufgehoben wird. Nach dem Bearbeiten sollte der Posteingang im Idealfall leer sein und nicht noch einmal angefasst werden müssen: "Alles, was Sie doppelt oder gar mehrfach lesen, kostet Sie viel Zeit, ohne dass Sie davon profitieren", warnt Burger.

Gerade wenn sich im Posteingang gelesene und neue Nachrichten mischen, droht der Überblick verloren zu gehen. Manche Mails sollten aber schon aus rechtlichen Gründen aufgehoben werden - und müssen deshalb archiviert werden. Hilfreich sind dabei klar strukturierte Unterordner. Auch hier gilt: Jede Mail darf nur einmal aufgehoben werden. "Sie behalten so besser den Überblick", sagt Arno Burger. Unwichtiges gehört gar nicht erst in die Ablage, sondern in den Papierkorb.

Es sei allerdings ein Missverständnis, dass es generell zu viele Mails gebe, ist Gundolf Freyermuth überzeugt. Mails hätten schließlich auch etliche Vorteile. "Damit lassen sich zum Beispiel viele Leute einfacher erreichen, als wenn man ihnen hinterher telefonieren muss." So lassen sich durchaus Kapazitäten freischlagen: "Ich telefoniere nur noch ein Zehntel so oft wie früher."

Mails werden nach seiner Überzeugung sogar eher noch zu wenig eingesetzt: "Es wird in Deutschland zum Beispiel noch viel per Post verschickt, was hinterher dann eingescannt werden muss." Und es sei noch immer üblich, anzurufen, nur um Daten wie die eigene Telefonnummer durchzugeben. "Eigentlich ist das absurd. Das ginge per Mail viel schneller."

Literatur: Arno Burger: Die E-Mail-Flut eindämmen, Cornelsen, ISBN 978-3-589-23441-7, 6,95 Euro; Gundolf S. Freyermuth: Kommunikette 2.0, Dpunkt Verlag, ISBN 3-88229-191-5, 6,90 Euro.

Quelle: IDG Magazine Verlag GmbH/PC-WELT Online
 
#2
dialunum

dialunum

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Ich bin ja dafür das es nicht nur ein telefonbuch geben sollte sondern auch ein Buch mit E-Mail Adressen.
Wobei vorher die Einverständnis Benutzer dann eingeholt werden muss.
 
#3
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Abbadon

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ZITAT(dialunum @ 22.05.2006, 13:03) Quoted post
Ich bin ja dafür das es nicht nur ein telefonbuch geben sollte sondern auch ein Buch mit E-Mail Adressen.
Wobei vorher die Einverständnis Benutzer dann eingeholt werden muss.
[/b]
Ich glaube die Mailadressen würden dann mit Spam überschüttet :/
 
#4
T

Think different

Gast
ich persönlch habe noch keinen richtigen junk bekommen, nur solchen, auf den ich mich auch eingelassen habe, wie z. b. der newsletter von meinem freemail anbieter...
kann man ja ne umfrage zu eröffnen :nana *bittenicht*
 
#5
Fireblade

Fireblade

Grüßt die Winboarder
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ZITATIn manchen Firmen haben die Mitarbeiter jeden Morgen Angst vor ihren E-Mails - nicht weil ihnen die Kündigung droht, sondern weil es so viele sind [/b]
Ist bei mir in der Fa. nicht anders,jeden Morgen das gleiche Theater.
 
#6
Cyron

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ZITAT(dialunum @ 22.05.2006, 13:03) Quoted postIch bin ja dafür das es nicht nur ein telefonbuch geben sollte sondern auch ein Buch mit E-Mail Adressen.
Wobei vorher die Einverständnis Benutzer dann eingeholt werden muss.[/b]
Das Problem ist es eine einheitliche Lösung zu finden die sich in jede interne und externe Infrastruktur leicht einbinden lässt ... hierfür gibt es viele Vorschläge leider aber wenige Lösungsansätze und bisher keine vernünftige Lösung.


Einige Plädieren für ein von dir angesprochenes System, in welchem die Mailadressen vieler Personen gespeichert sind, sollte eine Email an eine von ihnen gesendet werden muss der Sender sich zuerst autorisieren - sprich auch eintragen.


Dieses System funktioniert dann ähnlich wie das PM-Versenden in WinBoard, hat aber leider auch seine Macken:
  • Es müsste einen zentralen Server-komplex geben, der extrem viel Rechen und Speicherkapazität vorhält (alleine eBay hat rund 9 Millionen Mails täglich ... ).
  • Es würde für die User unnötig verkompliziert durch Authorisierungsverfahren.
  • Der Datenschutz wäre praktisch unmöglich.
  • Dem User steht es nicht mehr frei sich unendlich viele Mailadressen anzulegen.
  • Es gäbe eine Monopolstellung eines Anbieters oder viele Inkompatibilitäten.
  • Es würde gegen den Grundsatz des Internets gehen (Dezentralisierung).
  • etc.
ZITAT(Abbadon @ 22.05.2006, 15:37) Quoted postIch glaube die Mailadressen würden dann mit Spam überschüttet :/[/b]
Das wäre angesichts des Aufwands ein solches System sicher, zuverlässig, transparent und kostenschonend zu gestaltet, das geringste Problem.


Greetz Cyron
 
#7
S

Spooky99

Gast
ZITAT(dialunum @ 22.05.2006, 13:03) Quoted post
Ich bin ja dafür das es nicht nur ein telefonbuch geben sollte sondern auch ein Buch mit E-Mail Adressen.
Wobei vorher die Einverständnis Benutzer dann eingeholt werden muss.
[/b]
nicht nur dass man wahrscheinlich mit spam überschüttet würde, vielmehr wäre es kaum möglich die liste auch nur ansatzweise aktuell zu halten. die emailadressen ändern sich bedeutend schneller als telefonnummern.
 
#8
Mad-Maniac

Mad-Maniac

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3 Minuten pro Mail!? Ist das nicht ein bisschen viel? bei 100 Mails jeden Morgen bleiben mir dann nur noch 3 Std. zum Antworten :D
 
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