Excel Datei als PDF Datei Speichen – Tipps und Tricks zum Seitenlayout anpassen

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Eine Excel Datei direkt weiterzugeben wenn man anderen nur den Inhalt an sich zeigen will ist nicht immer gut. Der Empfänger sieht vielleicht Dinge die er nicht sehen soll, verändert aus Versehen (oder absichtlich) etwas oder hat keine Möglichkeit eine XML Datei zu betrachten. Hier bietet sich an das Ganze als PDF zu speichern und so dann weiterzuleiten. Wie man ganz einfach eine Excel Datei als PDF Datei speichern kann zeigen wir in diesem kurzen Ratgeber.

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An sich ist das Ganze ja sehr einfach. Man öffnet die entsprechende Excel Datei geht dann unter „Datei“ auf den Punkt „Speichern unter“ und geht dann zur Option „Dateityp“. Hier klappt sich ein Menü aus, aus dem man die verschiedensten Dateiformate wählen kann. Hier geht man dann natürlich auf „PDF“, vergibt noch einen passenden Dateinamen und kann dann „Speicher“ anklicken.

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So mancher User wundert sich aber über die Aufteilung, wenn sich dann eine Seite in merkwürdiger Aufteilung auf mehrere Blätter verteilt. Excel passt die PDF Datei nicht automatisch an. Vor allem sollte man als erstes darauf achten, dass die Einrichtung der Seite zum Beispiel auch der Ausrichtung der Tabelle entspricht. Dazu geht man im Reiter „Seitenlayout“ auf „Ausrichtung“ und wählt zwischen „Hochformat“ oder Querformat. Schon passt es, oder zumindest besser.

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Als Standard steht die Breite und Höhe auf „Automatisch“. Wenn die Tabelle auf ein Blatt passen würde oder angepasst werden soll geht mit im Reiter „Seitenlayout“ in der Auswahl von „Breite“ und „Höhe“ eben auch auf eine Seite. Wenn man weiß, dass die Tabelle länger ist kann man auch nur die Breite auf eine Seite stellen und belässt die Höhe automatisch.

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Will man die Excel Datei bewusst auf mehrere Blätter verteilen muss man hier die Umbrüche definieren, quasi genauso als wenn man ein Dokument ausrucken möchte. Dazu geht man auf den Reiter „Ansicht“ und dann in die „Umbruchvorschau“. Hier sieht man die Tabelle in einer Miniaturansicht und dazu gestrichelte blaue Linien, die die einzelnen Seiten anzeigen.

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Diese Linien kann man nun frei verschieben, und so die vorgegebenen Seiten verändern. So kann man zum Beispiel manuell eine lange Tabelle auf die Breite einer Seite anpassen, und dann die Stellen festlegen, an der die Tabelle dann auf einzelne Seiten im PDF geteilt werden soll. Auch hier hat man dann am Ende ein PDF Dokument mit der entsprechenden Anzahl an Seiten.

Meinung des Autors: So einfach kann man eine Excel Datei als PDF drucken und wenn nötig auch für die Anzeige auf mehreren Seiten anpassen. Natürlich gibt es sicher auch hier wieder mehrere Lösungen, und wer andere kennt soll diese gerne auch weiter nutzen. Wer bisher keine Erfahrungen in dieser Richtung hat wird das Ganze aber vielleicht nützlich finden, und sich auch über weitere Tipps der erfahrenen User hier freuen. ;)
 
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