ERP Software: Die Vor- und Nachteile

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Eine gute ERP-Software ist heute aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Schon viele Einzelunternehmer und Selbstständige nutzen diese Software. Doch die Software hat nicht nur Vorteile. Die Übersicht.

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ERP-Software: Braucht mein Unternehmen das?

Die Frage, ob Sie für sich und Ihr Unternehmen eine derartige Software brauchen, können Sie letzten Endes nur selbst beantworten. Tatsache ist jedoch, dass eine gute ERP-Software gerade für große Unternehmen einige Dinge viel komfortabler machen kann. Mit einer ERP, also einer Enterprise Ressource Planning Software, lassen sich viele Abläufe im Unternehmen besser erfassen und damit letzten Endes auch besser steuern. Denn nur wenn das Controlling alle Daten schnell und zuverlässig zur Hand hat, können davon Entscheidungen und auch Korrekturen abgeleitet werden. In einem ERP-System werden viele, wenn nicht sogar alle, Felder des Unternehmens zusammengeführt und übersichtlich aufbereitet. Dies beinhaltet die folgenden Bereiche:

  • Rechnungswesen
  • Materialwirtschaft und Einkauf
  • Personalplanung und Entgeltabrechnung
  • Vertrieb und Marketing
  • E-Commerce und verschiedene CMS-Systeme
  • Qualitätsmanagement

Je nach Umfang des ERP-Systems gibt es daneben auch noch die Möglichkeit, individuelle Bereiche hinzuzufügen und somit die Software an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens genau anzupassen.

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ERP gibt es auch in der Cloud

Die Cloud ist aus vielen privaten Bereichen heute kaum noch wegzudenken und natürlich hat sie auch im beruflichen Umfeld allerlei Vorteile. Und genau diese Vorteile treffen auch auf die ERP-Software zu, die in der Cloud gespeichert und verwendet werden kann.

  • Auf die Daten kann von überall zugegriffen werden. Besonders für größere Unternehmen, die Niederlassungen in anderen Städten oder gar Ländern haben, ist das ein unschlagbarer Vorteil. So können verschiedenen Mitarbeiter in Echtzeit an ein und demselben Dokument arbeiten.

  • Die Software ist immer up-to-date. In der Regel wird immer das neueste Update in die Cloud gespielt, so dass Unternehmer, die ihr ERP-System hier haben, auf die neueste Version zugreifen können.

  • Auf eine zentrale Speicherung kann verzichtet werden. Das ist aus einigen Gründen interessant. Speichert man die gesamten Daten vor Ort im Unternehmen, bindet das Ressourcen. Und zwar können das die Mitarbeiter aus der IT-Abteilung sein, die sich darum kümmern müssen, dass die Software ohne Probleme läuft. Zum anderen ist damit aber auch der Server oder die übrigen Software-Strukturen, die natürlich von dem ERP-System in Anspruch genommen werden. Für eine zentrale Speicherung spricht noch ein weiterer Punkt, der gerade im Rahmen der DSGVO an noch mehr Wichtigkeit gewonnen hat: Die Sicherheit der Daten. Liegen die Daten des ERP-Systems auf einem Server im Unternehmen, ist das Unternehmen für die Sicherheit zuständig. Das kann noch weitere Ressourcen aus der IT-Abteilung binden und kostet daneben auch noch Geld. Noch dazu muss ein schlüssiges und wasserdichtes Sicherheitskonzept ausgearbeitet und befolgt werden. Unternehmen, die ihre ERP-System dagegen in der Cloud speichern, können sich diesen zusätzlichen Mehraufwand sparen. Der Cloud-Anbieter ist in diesem Fall dafür verantwortlich, dass die Daten sicher gespeichert werden. Aber: Gerade im Rahmen der Neuregelung der DSGVO wurde klar, dass Unternehmer darauf achten sollten, ihre Daten bei einem europäischen Anbieter, oder zumindest einem Anbieter zu speichern, der seine Server in der EU hat. Außerhalb der EU gelten die Vorgaben der DSGVO nämlich nicht. Das bedeutet, dass sich diese Unternehmen auch nicht daran halten müssen. Unternehmen, die innerhalb der EU-ansässig sind aber schon – und dieser Umstand kann zu einem Problem werden, sollte das Datenschutzkonzept des Unternehmens einmal überprüft werden.

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ERP-Systeme in der Cloud haben auch Nachteile

ERP-Systeme, die dezentral in einer Cloud gespeichert werden, sind jedoch nicht uneingeschränkt positiv zu betrachten. Die angesprochenen Sicherheitsvorkehrungen deuten bereits darauf hin. Daneben gibt es aber auch noch weitere Dinge, die man beachten sollte. Ein ganz wichtiger betrifft die Geschwindigkeit der Internetverbindung und die Auslastung des Browsers. Ist das installierte ERP-System nämlich sehr umfangreich, wird es auch viel Speicherkapazität im Browser beanspruchen. Und das hat natürlich Auswirkungen darauf, wie schnell der jeweilige Rechner noch ist. Das bedeutet, dass einer schnellen Internetverbindung bei einem Cloud-ERP-System eine sehr wichtige Rolle zukommt. Leider ist die aber nicht überall in Deutschland gegeben und gerade viele ländliche Bereiche hinken noch stark hinterher. Ein klarer Nachteil für Unternehmen, die nicht über einen Glasfaser-Internetanschluss verfügen. Auch der zeitliche Umfang, mit dem Unternehmen planen müssen, bis die Software komplett installiert ist und reibungslos läuft, sollte nicht außer Acht gelassen werden. Gerade große Unternehmen, mit vielen einzelnen Abteilungen und umfangreichen Anforderungen sollten sich auf einen längeren Zeitraum einstellen. Die meisten ERP-Anbieter sprechen zwar von einigen Monaten (in der Regel sprechen sie von unter sechs), ob dieses Ziel am Ende jedoch wirklich erreicht wird, hängt von vielen Faktoren ab. Und so kann es durchaus vorkommen, dass viel mehr als die ursprünglich geplante Zeit benötigt wird. Aus diesem Grund sind Unternehmen, die über eine ERP-Einführung nachdenken, gut beraten, sich vorab konkrete Gedanken darüber zu machen, welche Unternehmensbereiche überhaupt in das System integriert und welche nicht oder noch nicht Teil davon werden sollen. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen mit einem klaren Plan deutlich besser mit der Umstellung auf ein ERP-System zurechtkommen als Unternehmen, die das nicht tun. So haben diese Unternehmen auch weniger Probleme, wenn die Umstellung länger dauern sollte.


Quellen:
Bild1: pixabay.com - PhotoMIX-Company
Bild2: pixabay.com - geralt
Bild:3 pixabay.com - JuraMin
 
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